<div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><br><div>Dear National Harbor Chapter Members and Friends, </div><div><br></div><div>Here are some notes from Chancey Fleet at the Library from New York. This is another great resource that the tech-savvy learner should visit.</div><div>Please copy and paste the notes to a word document or save this email. We will continue to support each other in technology exploration. </div><div><br></div><div><br></div><div><div>Google Docs With Screen Reader</div><div><br></div><div><br></div><div>Class One</div><div><br></div><div>What Google Docs is.</div><div>It was originally called Google Suite and is now called Google Workspace.</div><div>It is a suite of collaborative tools that Google offers at a basic level 3 and at a more advance level for workplaces and education. It has word processing, formatting, collaboration and simple web publishing.</div><div>If you have a Gmail account, there is no cost.</div><div>It is fairly accessible, however, we have to use our screen reader cursor to make the most of it.</div><div><br></div><div>How do you access it?</div><div>You need to have a Google account.</div><div>Open your browser, in this case, Google Chrome.</div><div>Incognito window: control + shift + n</div><div>At the address bar, type: <a href="http://docs.google.com">docs.google.com</a></div><div>Tab once and enter your email address then press “enter”.</div><div>Tab to “next” then enter your password then press “enter”.</div><div>It should say “recent documents”.</div><div>This is a list of Google documents which is in a grid not a list.</div><div>Use all four arrow keys to move through the document titles.</div><div>If you tab, you will find: create new document, press “enter.”</div><div>It will say “Choose template”.</div><div>There are a few templates to choose from, choose the “blank” one.</div><div>Then press “enter.</div><div>You are now in a blank document.</div><div>To enable the screen reader to work with Google Docs, press: control + alt + z</div><div>This only has to be done once per account and is a toggle.</div><div>OR</div><div>In Google, you go to” <a href="http://myaccount.google.com/accessibility">myaccount.google.com/accessibility</a></div><div>The first choice is” screen reader support for Google Docs.</div><div><br></div><div>If you are using  JAWS, your virtual cursor needs to be off JAWS Key + z</div><div>If you are using NVDA, browse mode needs to be off NVDA key + space.</div><div>If you are using VoiceOver for Mac, quick nav needs to be off. Use left and right arrow keys to get there.</div><div>If you are using Narrator, scan mode needs to be off and also NVDA key + space.</div><div>This needs to be done so the screen reader knows you are not talking to it, but to the document.</div><div>Edit a Google Docs the same as editing in any other word process using Windows editing commands. Example:</div><div>Top of document: control + home</div><div>Move with arrow keys.</div><div>Select text: shift + up/down/left/right arrow keys.</div><div>Chancey had a spelling error and used the application key or shift _ f10 and it gave her options for correcting</div><div><br></div><div>to alter the font: select the text you want to alter.</div><div>Go into the file menu: alt + f (for Mac: control + option + f).</div><div>Use the right arrow key to go to “format”.</div><div>Arrow down to “text” or read the choices.</div><div>Use the right arrow key to enter the “text menu”.</div><div>Use the down arrow to read the choices, choose the size.</div><div>Right arrow and choose increase and press “enter”.</div><div>The left arrow will take you back to the “format menu”.</div><div>To go directly to the format menu press: alt + o.</div><div>Search around in the “file menu”.</div><div>Check the font size and info: NVDA key + f.</div><div><br></div><div>Accessibility menu press: alt + a.</div><div>Menu choices: speak selection.</div><div>Arrow right once then arrow down to read the choices: </div><div>Speak currently selected text</div><div>Speak selection formatting</div><div>Press “enter” on your choice.</div><div><br></div><div>To make a heading:</div><div>Select the text/line you want to make a heading, and apply a heading.</div><div>Alt + O go down to “paragraph styles”.</div><div>Arrow right once.</div><div>Arrow down to heading 1 or 2 or 3.</div><div>Right arrow once.</div><div>Down arrow to “apply” then press “enter”.</div><div>The hotkey for this is control + alt + 2.</div><div><br></div><div>To add bullets:</div><div>Select the text.</div><div>Press: alt + o for formatting.</div><div>Arrow down to “bullets and numbers”, Right arrow </div><div>Down arrow to “bulleted list”, right arrow.</div><div>Menu: currently doesn’t speak the types of bullets.</div><div>Pick the default option.</div><div>The bullets will appear where they should even if each line is more than one line. It respects line breaks.</div><div><br></div><div>For help press: alt +h.</div><div>Arrow down to: search the menus.</div><div>Type in what you want to know.</div><div>Press arrows to the choices.</div><div><br></div><div>Font type does not seem to be available.</div><div>You can: cut, copy, paste, find and replace, etc.</div><div><br></div><div>Voice typing:</div><div>It is under the Tools menu: press alt + t.</div><div>Arrow down your choices are:</div><div>spelling and grammar; word count; dictionary; translate;</div><div>then voice typing: control + shift + s; this is a toggle on/off.</div><div>Allow Google.com to use your microphone.</div><div>Then speak and it will type what you say.</div><div>When done press: control + shift + s (toggle).</div><div><br></div><div>Renaming. And sharing</div><div><br></div><div>File: Alt + f</div><div>Arrow down to rename.</div><div>Type in the name.</div><div>Tab to choices: star it; move; save to drive; share; etc.</div><div>Or press “enter” twice and it will be named.</div><div><br></div><div>To share a document:</div><div>Go to file: alt + f.</div><div>Go to: share</div><div>Type in the email of the person/people you want to share with.</div><div>There is a combo box that You can choose the person/people to: </div><div>can view – the person can only read it;</div><div>can edit – the person can edit your document;</div><div>can comment – the person can only make comments.</div><div>The default is the person can edit.</div><div>Choose: share anyway.</div><div><br></div><div>Open the file menu: alt + f.</div><div>Down arrow and you will have choices:</div><div>share; new; open;  etc.</div><div>If you choose “open” your files will be displayed in a grid.</div><div>Use your arrow keys to read the name of the files.</div><div>Tab and the screen reader will say: open.</div><div>By arrowing, you can determine whether you are looking at: shared drives, my drive, share with me.</div><div>You can change the grid to a list anytime by pressing: “enter” key.</div><div>Press “escape” to undo and leave the menu.</div><div>To close a document: control + w.</div><div>Google Docs automatically saves your files and changes.</div><div>Change font:</div><div>File menu: alt + f.</div><div>Tab to the toolbar.</div><div>Right arrow to “font”</div><div>arrow down to style i.e.: courier, times new roman, etc.</div><div>Right arrow and either type the size of the font or arrow down.</div><div>Then press “enter”.</div><div><br></div><div>Make a copy::</div><div>It will automatically make a copy. This will allow you to work on something without disrupting the original file.</div><div><br></div><div>You can email your document directly to a person.</div><div>Download: use the right arrow: word format, pdf format, rich text, pdf document, etc.</div><div>Version history: use the right arrow</div><div>You can name the current version.</div><div>see current history, press “enter” use the down arrow to read.</div><div>You can restore a version by going into browse mode,, virtual cursor or scan mode.</div><div>You can make a copy based on the new version.</div><div><br></div><div>Google Drive:</div><div>You can download Google Drive and work on your computer and the Google Drive will come up as a drive on your computer. Just like the c drive and the One drive.</div><div><br></div><div>To setup Google Drive</div><div><br></div><div>Find Google drive: run prompt: window key + r.</div><div>Type in: g:</div><div>You can also get to it through windows explorer: window key + e</div><div>All your files will be there.</div><div><br></div><div>If you get stuck in the toolbar and you want to focus on your document, press: f5 (refresh).</div><div><br></div><div>Docs Help menu</div><div><br></div><div>This is the full help system.</div><div>This menu has the training, updates,</div><div>keyboard shortcuts: control + / (to use this you will have to turn on Browse mode or virtual cursor or scan.</div><div>Arrow down through the keyboard shortcuts.</div><div>To move around tables Use: control. + alt + arrow keys or control + options + arrow keys for voice over.</div><div>When finished with keyboard shortcuts press: escape key.</div><div><br></div><div>New tab: control + t</div><div>Google search, type in: using Google docs with the screen reader</div><div>You can learn a lot more here.</div><div>Choose accessibility for docs editors and press “enter”.</div><div>Read the information.</div><div><br></div><div>The Google docs client for IOS is robust, especially if you have a bluetooth keyboard.</div><div>It is good for reading docs.</div><div><br></div><div>Highlight the information you want to change, for example:</div><div>you want to change “getting here” to a suggested “location”.</div><div>Use the application key or shift + f10.</div><div>You will get a menu:</div><div>arrow to “comment” or “suggest an edit”.</div><div>Press “enter” to select “suggest mode”</div><div>Now type location.</div><div>Use the application key again and arrow to “return to editing”, then press “enter”.</div><div><br></div><div>To add images to your Google docs, go to insert and choose “images”</div><div>You can add alt text to your image.</div><div><br></div><div>You can have multiple documents open, to move through them Press: control + tab.</div><div>To close a document: control + w.</div></div><div>             (End of Notes )</div><div><br></div><div>I will see when the group has its next class. Normally, the library has classes around 2-3 pm on Tuesdays. If I know in advance when the next class will be, we can schedule a conference call meeting for members who cannot log into Zoom and have a discussion about our experience later. </div><div><br></div><div>Enjoy learning,</div><div><br></div><div>Amber Woods </div><div>President </div><div>National Harbor Chapter </div><div>National Federation of the Blind of Maryland </div><div>301-978-6686</div></div></div></div>